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    孩子们,你们的邮件发对了么?

    发布日期:2018-03-28

    西方国家的人们大多都喜欢用邮件交流;因此,当凯发电游网址生到了加拿大后,会发现,通常高中的时候,还能在学校的办公室里找到任课老师;但到了大学,教授在课外时间里,就会消失得无影无踪,想要问问题也找不到人,所以一般和教授之间的课外沟通方式主要靠发邮件。尤其是,学校会以邮件的方式告知学生成绩结果,作业反馈情况,各种课程的考勤状况等等的一切大小信息。所以如何既不失礼也能突出主题的发一封邮件也是一门“艺术”了,这也是常提到的邮件往来的礼仪(email etiquette)。

    1.     明确主题

    教授面对的不只是一个学生,所以邮件主题简洁清楚,教授能够事先对邮件内容有个大致的判断。

    2.     专业称呼

    邮件的首行,写上称呼和问候,特别是收件人是教授的时候。即使你与教授很熟,发邮件时还是要注意问候语,一般用“Hello”或 “Hi”,如果想要正式一点,就请使用 “Dear X(X一般都是教授的last name)”。在不清楚教授的姓名,也可以用professor、teacher代替。

    3.     自我介绍

    在第一条的时候,已经说过了,教授面对的不只是一个学生,所以他们并不一定记得你。在开头附上一个简单的自我介绍,例如姓名和班级,让教授知道你是谁。

    4.     内容简明扼要

    邮件主体的前两句就要陈述邮件的目的。尽量使用简短的文字概括你要表达的要点,以免收件人弄清楚你在问什么而花费时间,耽误紧急的事情。

    5.     提前告知大型附件

    如果在收件人未知的情况下发送大型附件,可能会导致收件人收件异常。因此,如果需要发送超过500KB的附件,应该提前询问收件人“你介意我给你发送附件吗?”或者“什么时候对你最合适?“。除非有特别要求,否则不要发送带有两个以上附件的邮件。此外,给附加的文件起一个合理的名字,这样收件人一眼就能知道这个附件的主题和发送者。

    6.     经典格式

    在邮件里,为了方便阅读,字体最好使用10或12号,如Arial、Calibri或Times New Roman;其次,字体颜色应选择黑色。这样,收件人才能在阅读你的邮件时感到轻松易懂。此外,在邮件或任何书面表达中,一般不要使用感叹号,这种标点符号通常不是正式文体所使用的。

    7.     校对邮件

    发送邮件前应该校对邮件内容。在发送邮件前,应该检查单词拼写错误和语法错误;否则,收件人会觉得你是个粗心大意,甚至没有受过教育的人。其次,每一封邮件都应该包含一个签名,告诉收件人你是谁,以及如何联系你。建议设置一个能够出现在每封邮件结尾的签名,一般包括你的邮箱地址和电话号码等联系方式。最后,检查一下是否选择了正确的收件人,由于现在收件人一栏都会自动感应并给出一系列收件人邮箱地址,选择错误的收件人是非常有可能的;而且,一旦发送错,对你和误收邮件的人来说都不是一件愉快的事,所以请不要犯这种低级的错误。

    在频繁使用邮件沟通的情况之下,请各位同学一定要规范自己的邮件,以避免误事。


     
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